RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 1

 MENGENAL  SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

                Sistem informasi manajemen-SIM (management information system-MIS) adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan data memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. SIM dapat dipandang sebagai suatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi untuk fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran ,sumber daya manusia, serta akuntansi dan keuangan.
                Proses bisnis organisasi dan SIM sangat berhubungan erat. SIM menangkap data tentang proses bisnis organisasi . Data ini dikumpulkan , diikhtisarkan, dan diorganisasikan  untuk menghasilkan  informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Sebagaimana dibahas sebelumnya, sebenarnya SIM merupakan seperangkat subsistem.  Di ELERBE, inc, semua subsistem ini bersifat penting, dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.
                Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan , jua informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah  besar  informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan pembayaran, gaji , dan jam kerja . Butir Utama 1.1 menunjukan tumpang tindih sebagai contoh, jumlah jam kerja karyawan bisa pentin untuk menjadwalkan produksi maupun akuntansi penggajian . Informasi tentang pesanan penjualan dan penyerahan barangnya pentin untuk fungsi pemasaran maupun fungsi akuntansi. Tingkat upah dan jumlah potongan bisa penting untuk personalia dan juga akuntansi.
                Tumpang tindih substansial di dalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai prosesn- proses bisnis mendasar yan sama. Tumpang tindih tersebut  menunjukan suatu peluang bagi sistem informasi terintegrasi yang dapat lebih efektif  melayani  kebutuhan semua pengguna . Oleh karna itu informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna , para akuntansi berada diposisi  yang baik untuk mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis yang mengintregrasikan semua ospek  proses bisnis perusahaan , termasuk subsistem di Butir Utama 1.1 sebagai hasilnya, SIM merupakan alat belajar yang bermanfaat yan mempunyai beberapa makna praktis

PENGUNAAN  SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Membuat Laporan  Eksternal

perusahaan mengunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan  informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan  pemerintah, dan yang lain. Laporan jenis ini mengikuti  suatu struktur yang  diterapkan oleh organisasi-organisasi seperti Financial Accounting Standards Board-FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities and Exchange Commission-SEC (Badan pengawas  pasar modal AS), internal revenue service-IRS (Dinas pajak AS, dan regulator lainnya. Oleh karena  bentuk dan isi yang ditetapkan untuk laporan-laporan ini secara relatif tetap dan sama untuk banyak organisasi , para pemasok peranti lunak (software) dapat menyediakan peranti lunak akuntansi yan mengotomatiskan sebagian  besar proses pelaporan.

Mendukung Aktifitas Rutin

Para manajer memerlukan satu sistem akuntansi untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjan siklus operasi perusahaan itu. Contoh nya antara lain menerima pesanan pelangga , mengirimkan baran dan jasa , membuat faktur penaggihan pelanggan , dan menagih kas kepada pelanggan . teknologi lain , seperti scaner untuk memindai kode produk , meningkat kan efisiensi dari proses bisnis.

Mendukung Pengambilan Keputusan.

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi . contoh nya antara lain mengetahui produk-produk yang penjualan nya bagus dan pelanggan mana yan paling banyak melakukan pembelian. permintaan informasi non standar memerlukan permintaan informasi (query) yang fleksibel akan data dalam suatu basis (basis data).

Perencanaan dan Pengendalian.

suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian . informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi , dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatan produk secara individu. data historis dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja (spreadshit) atau program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas.

Menerapkan Pengendalian Internal.

pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan kebijakan , prosedur-prosedur , dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset aset perusahaan dari kerugian atau korupsi , dan untuk memelihara keakuratan data keuangan . sebagai contoh, suatu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lai memliki akses performa data entri dan laporan yan tidak diperlukan untuk menjalankan perkerjaan mereka .

APLIKASI DAN PERANTI LUNAK AKUNTANSI

aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan keperluan tertentu . peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (elektronik spreadshit) adalah contoh aplikasi . aplikasi aplikasi akuntansi menyediakan informasi yang diperlukan kelima penggunaan yang disebutkan di bagian sebelumnya. pada umum nya , aplikasi aplikasi akuntansi dikelompokan menurut siklus transaksi. sebaai contoh , aplikasi siklus pemerolehan (ecquisition cycle) membantu para pengguna menentukan apa dan kapan untuk membeli , membuat pesanan pembelian , mencatat faktur pembelian , menelusuri jumlah yang terhutang kepada para pemasok , dan melakukan pembayaran kepada para pemasok.

PERAN AKUNTAN DALAM HUBUNGANANNYA DENGAN SIA

antara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubunan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan.

Akuntan Sebagai Pengguna
para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin , dll) pedoman IFAC menekan kan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi , peranti keras (hardware), peranti lunak(software) , dan metode pengorganisasian data, serta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata , lembar kerja , basis data , dan akuntansi

Akuntan Sebagai Manager

para manager bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu  suatu organisasi dalam mencapai tujuannya . diorganisasi organisasi kecil , tanggung jawab dari manager akuntansi mencakup tidak hanya menangatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi , tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan . direktur keuangan dan kontroler adalah anggota anggota yang penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi oleh karna para akuntan memahami isi dari laporan laporan yanh dihasil kan oleh SIA.  untuk meningkatkan nilai mereka , manajer akuntansi harus mengetahui bagaimana bisnis dijalan kan serta bagaimana sistem informasi membantu mencapai tujuan tujuan tersebut dan mendukung proses bisnis nya.

Akuntan Sebagai Konsultan

akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang , termasuk sistem informasi , perencanaan keuangan perorangan , akuntansi internasional , akuntansi lingkungan , dan akuntansi forensik. konsultan konsultan akuntansi telah merespon tantangan ini dengan
a. mengkhususkan diri dalam industri tertentu .
b. menkhususkan diri dalam peranti lunak akuntansi dari satu atau dua pemasok
c. menfocuskan diri mereka atau staf mereka menjadi  konsultan penuh waktu

Akuntan Sebagai Evaluator

akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfocus atau bergantung pada sistem informasi .

auditor internal mengevaluasi berbagai unit dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misi nya secara efisien dan efektif sebagai contoh , mereka akan menilai seberapa baik departemen jasa komputer merespon kebutuhan dari para pengguna atau mengetahui apakah retur penjualan pelanggan selalu dipertanggun jawab kan dengan tepat.

auditor eksternal. perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan menambahkan  kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

peran evaluatif lainya. para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance atau (assurance service) sebagai contoh , sebuah kantor akuntan , mungkin memberikan keyakinan (assurance) kepada pembeli pinjaman bahwa perusahaan todak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi Dan Perpajakan

akuntan menyediakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klient klient kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klient klient mereka. peran pengguna , manager , konsultan, pendesaign, evaluator , dan penyedia jasa telah ada diprofesi akuntansi dalam jangka waktu yang sangat lama. menurut survey tahun 2001 oleh Robert Half Internasional , para direktur keuangan (CFO) ditanya mengenai keahlian keahlian apa saja , selain keahlian keuangan yang akan menjadi paling penting bagi para profesional keuangan dimasa depan.  para responden menepatkan keahlian tehknologi pertama diatas keahlian keahlian yang lain seperti keahlian berkomunikasi keahlian bisnis umum dan kepemimpinan

Bab 1 membahas lingkup dari SIA, penguna SIA, sifat peranti lunak akuntansi, dan peran akuntan sehubungan dengan SIA. dalam hal lingkup, SIA dapat dipandang sebagai perankat sistem informasi menejemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari pengelola rutin transaksi akuntansi.
penguna sistem informasi akuntansi juga dibahas. telah didapatkan bahwa SIA digunakan untuk
1. menghasilkan laporan laporan eksternal
2. mendukung aktifitas operasi yang rutin
3. mendukung ketentuan ketentuan informasi untuk pengambilan keputusan
4.mendukung perencanaan dan pengendalian, dan
5.menyediakan pengendalian internal
hubungan antara SIA dengan pekerja yang dilakuan oleh para akuntan telah dibahas. yaitu bahwa akuntan berinteraksi dengan SIA sebagai pengguna, menejer, konsultan, evaluator, serta penyedia jasa akuntansi dan perpajakan.

BAB 2

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak ke ahklian diperlukan untuk mengevaluasi SIA . para akuntan perlu untuk meninjau ulan documentasi , melakukan wawancara , dan mengamati transaksi transaksi untuk memahami sistem akuntansi klient. mereka juga perlu :
1. mengetahui informasi apa yang harus dicari
2. mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi
3.menembangkan rencana untuk memperoleh informasi.
4. menyusun informasi degan cara yan penuh arti.

Proses Dan Kejadian Bisnis

proses bisnis merupakan seperangkat aktfitas yan dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan , serta menjual barang dan jasa satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfocus pada siklus transaksi. siklus transaksi (transationcycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam pada suatu urutan tertutup . kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu .  proses bisnis dapat disusun menjadi 3 siklus transaksi utama :

- siklus pemerolehan /pembelian (acquisition/puchasing cycle)

- siklus konversu (conversion cycle)

- siklus pendapatan (revenue cycle)

Siklus Pendapatan

siklus pendapatan dari jenis organisasi yan berbeda dapat saja sama dan mencakup didalam nya sebagian atau semua operasi berikuut ini :

1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan
2. membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa mendatang
3. menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4. menagih pelanggan
5. melakukan penagihan uang
6. menyetorkan uang kas ke bank.
7.menyusun laporan

Siklus Pemerolehan

seperti hal nya siklus pendapatan , siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yan berbeda pada dasar nya bersifat sama karena kebanyakan mencakup didalam nya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1. mendiskusi kan dengan para pemasok
2. memproses permintaan
3. membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa dimasa mendatang.
4. menerima baran atau jasa dari pemasok.
5. mengklaim atas barang dan jasa yang diterima.
6. memilih faktur faktur yang akan dibayar
7. menulis cek

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

akuntansi pada dasar nya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi .  mutu dan karakteristik dalam suatu sistem informasi mempengaruhi kinerja dan seberapa jauh auditor dapat bersandar paada output dari sistem dalam melakukan ferifikasi laporan keuangan . para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesign suatu sistem informasi .

PEDOMAN MENGAKUI KEJADIAN

pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses  ketika seseorang atau sesuatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi pertanggung jawab terhadap suatu aktifitas .
pedoman 2: abaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikut sertaan agen internal.
pedoman 3. kenali suatu kejadian ketika tanggung jawab dipindahkan dari suatu agen internal ke agen internal lainnya.
pedoman 4 : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah di sela atau di interupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. stelah interupsi seseorang diluar organisasi atau proses itu memulai proses tersebut  sebagai alternatif , proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu

PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

satu motivasi penting untuk mengidentifikasi kejadian dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis , adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya temasuk perjanjian para pelanggan atau pemasok barang dan jasa atau yang diterima pada pemasok , jumlah terhutang atau dari pada pemasok, dan pembayaran oleh para pelanggan para pemasok

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

dua jenis penting dari file data adalah : file indut dan file  transaksi. seseoran akuntan, baik dalam perancang atau penilai, perlu menegetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana penorganisasiannya. para akuntan yang menambil baguian didalam proses perancanan perlu memahami jeni jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada sistem akuntasi diterapkan melalu perubahan peranti luna dan perubahan rancangan file data. dalam mempelajari SIA, sesoran perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu

FILE INDUK

file induk mempunyai ciri ciri seperti berikut :

1. file induk menyimpan data yang relatif permanen menenai agen agen internak, eksternal, baran dan jasa

2. file induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi individual

3. data yang disimpan dapat memiliki karakteristis sebagai dan acuan maupun data ringkasan

- data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak mempengaruhi oleh transaksi

- data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman

4. barang/jasa  barang dan jasa diperoleh . dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

5. agen eksternal agen eksternal adalah orang orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan.

6. agen internal agen internal adalah orang orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab  atas berbagai macam kejadian didalam suatu proses bisnis.

FILE TRANSAKSI

jenis file  data kedua yang juga penting adalah file transaksi. file transaksi mempunyai ciri ciri berikut :

§  file transaksi menyimpan data kejadian . file transaksi mempunyai ciri ciri berikut :

- pesanan
-pengiriman
-penagihan kas

§  file transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi .

§  file transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga .

§  ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

HUBUNGAN ANTARA FILE TRANSAKSI DAN FILE INDUK

contoh 2.9 menunjukan hubungan antara file file yang digunakan untuk mencatat pesanan Nomor 0100011. untuk menyederhanakan penyajian , record yang berhubungan  dengan lain tidak disajikan.
                sebagaimana yang tunjukan contoh 2.9 , empat file yang digunakan oleh ELERBE  saling berkaitan. Diagram tersebut di susun dalam satu penekanan pada file Pesanan dan Perincian_Pesanan. empat file bekerja sama  untuk mencatat informasi untuk suatu pesanan .

1. file pesanan memberikan tanggal bahwa pesanan Nomor 0100011 diterima oleh ELERBE.
2. untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan .
3. untuk mengetahui barang apa uang dipesan.
4. untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan.

MANFAAT PERMISAHAN INFORMASI KE DALAM RECORD

meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataanya , efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. ketika mencatat suatu pesanan  (menambahkan record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada.
ketika mencatat perincian pesanan dalam file  perincian_pesanan, petugas pencatat  pesanan hanya erlu memasukan ISBN dan kuantitas yang diinginkan .

KEJADIAN AKTIVITAS

memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis. dibagian pertama bab ini. diberikan lima pedoman untuk memperoleh pandangan umum mengenai hal itu. sebagian dari aktivitas ini adalah bagian dari suatu proses fisik. sebagai contoh, salah satu dari aktivitas dalam "kejadian pengambilan" terdiri dari menempatkan barang barang dan jasa yang di dalam sebuah kotak sebelum memberikan kepada departemen pengiriman tujuan bagian ini , perhatian adalah pada aktivitas yang disertai pengumpulan atau pengguna data . baian ini memperkenalkan tia jenis aktivitas yang akan membantu ada memahami SIA : pencatat kejadian , pembaruuan , dan pemeliharaan file.

PENCATATAN

pencatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/ atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksii. seriing kali, suatu dokumen dibuat pada pemulaan ataupun akhir dari suatu sesi pencatatan. dalam sistem tradisional data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber. pada SIA yang berlakukan sekarang, data dapat secara langsung dimasukkan ke satu atau lebih transaksi .

PEMBARUAN

istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian. sebagai contoh setelah penjualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbaharui dengan mengurangi saldonya. ketika persedian dipesan.

PEMELIHARAAN FILE

aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasikan data acuan tentang file induk. Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam record induk, dan menghaus records induk. dalam banyak kesempatan, record induk untuk entitas harus sebelum transaksi dapat diproses. begitu prodk atau jasa, pelanggan , dan pemasok baru disetujui , record induk ditambahkan ke file induk.

Ringkasan

para akuntansi sebagai evaluator dan perancang perlu memahami proses prosesnya bisnis perusahaan dan bagaimana data diorganisasi untuk mendukung proses  proses itu. tiga jenis penting proses adalah siklus pemerolehan, konversi dan pendapatan . fungsi fungsi khusus di dalam  siklus dan perjanjian dengan para pemasok (pesanan pembelian atau kontrak), menerima kas. fungsi fungsi khusus di dalam siklus pendapatan pada dasarnya sama dan meliputi permintaan innformasi pelanggan , perjanjiaan dengan para pelanggan (pesanan pelanggan atau kontrak), penyediaan barang dan jasa , dan penagihan kas. memahami siklus transaksi membantu anda dalam mengajukan pertanyaan pertanyaan yang benar ketika belajar tentan sistem akuntansi.
                proses dapat bersifat kompleks tetapi harus dipahami jika sistem informasi akuntansi yang mendukungnya akan dipahami, satu pendekatan yang disederhanakan yang mencakup identifikasi kejadian dalam satu proses dikembangkan dan di terapkan.
                data dapat di organisasi dalam banyak cara. pada sistem manual , dokumen sumber jurnal, buku besar , dan buku besar  pembantu digunakan , pada sistem yang terkomputerisasi, pada umumnya perusahaan menggunakan dokumen sumber dan file data . dua jenis penting dari file data adalah file file induk dan file transaksi. file induk dibuat untuk menyimpan data acuan tentang barang dan jasa serta agen agen internal maupun eksternal . file transaksi digunakan untuk menyimpan informasi tentang kejadian seperti pesanan , pengiriman , dan penagihan kas.

istilah penting.

§  Siklus pemerolehan atau pembelian (acquisition (purchasing) cycle). proses transaksi yang digunakan untuk membeli barang dan jasa .

§  siklus konversi(conversi cycle). proses tentang pengubahan sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa .

§  entitas (entity) . informasi disimpan ada SIA mengenai entitas atau subjek. contoh pelanggan, karyawan , dan pesanan penjualan.

§  kejadian (events). bagian dari suatu proses mencakup perjanjian dengan pelanggan , pemasok, karyawan untuk barang dan jasa, menerima menyediakan barang dan jasa , mengakui klaim, dan membayar atau menerima kas.

§  agen eksternal ( eksternal agent).  orang orang atau unit organisasi yang ada diluar perusahaan.

§  field. unsur data yang menguraikan suatu entitas. field dapat juga digambarkan sebagai kelompok dari karakter karakter yang saling berkaitan;  sebagai contoh lain: nomor jaminan sosial karyawan dan tanggal faktur;

§  file . satu kumpulan record record yang saling berkaitan.  contoh : lihat file induk dan file transaksi.

§  pemeliharaan file (file maintance ). mencatat perubahan dalam data acuan pada suatu record yang ada dalam file induk , termasuk pembuatan dan penghapusan record induk, contoh: menambahkan record pelanggan baru dan mengubah alamat pelangan.

§  agen internal  ( internal agent). orang atau departemen dalam satu unit organisasi yang bertanggun jawab atas berbagai kejadian dalam karyawan pengiriman, dan petugas pencatat pesanan.

§  master file ( file induk) suatu file yang berisi informasi tentan entitas entitas selain dari kejadian.

§  record . satu kumpulan field yang saling berkaitan mengenai suatu entitas . sebagai contoh, satu record karyawan terdiri atas field field seperti nama karyawan.

§  data acuan ( reference data). data dalam suatu record yang ada dalam file induk yang menguraikan suatu entitas . contoh : nama pelanggan dalam file pelanggan dan uraian produk dalam file persediaan.

BAB 3

MENDOKEMNTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan bisnis didalam buku teks ini , digunakan unified modeling language (UML) , suatu bahasa yan digunakan untuk menentukan , mengvisualisasikan , membangun , dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis  dan design berorientasi objek oleh grady booch , gimp roombaugh , ivarjacobson.

diagram aktifitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat  :

- baik peta maupun diagram aktifitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah  dipahami dibandingkan dengan uraian relatif .
- peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan iinformasi (misalnya jalan raya , jalan tol , jalan kereta , pemakaman, dan dll)
- peta diagram aktifitas dibuat oleh ahli nya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan
-baik peta maupun diagram aktifitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi seperti halnya juga yang tingkat rendah

OVERVIEW AKTIVITY DIAGRAM DAN DIAGRAM DETAILED AKTIVITY

§  overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dalam proses bisnis dengan mendokumen tasikan dengan kejadian kejadian penting, urutan denan kejadian kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian

§  deteil diagram sama dengan peta dari sebuah kota .

UML bersifat fleksibel dan memungkin kan diagram aktifitas untuk dibuat para tingkat detail yan berbeda . UML adalah suatu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA

MEMAHAMI OVERVIEW AKTIVITY DIAGRAM

§   swimlane adalah suatu kolom dalam diagram aktifitas yang memisah kan aktifitas atau kejadian menurut orang atau departemen  yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktifitas tertentu .

§  agen agen diluar organisasi (pelanggan ) jua diwakili oleh swimlane .

§  terakhir , sistem komputer digunakan untuk mencatat SIA  diwakili oleh swimlane .

§  lingkaran penuh digunakan awal dari proses .

§  enam kejadian ditujukan oleh segi empat panjang

§  ingat bahwa teks ini  berfocus pada karyawan atau departemen departemen bertanggung jawab didalam organisasi  pada saat mengidentifikasikan kejadian.

§  kejadian satu dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan

§  kejadian empat dimulai ketika pelanggan mengambil nota penjualan yang terisi lengkap ke kasir.

§  didalam sistem informasi , tindakan pelanggan disebut  sebagai pemicu yang menyebab kan satu agen dalam organisasi itu untuk melaksanakan berapa tindakan selanjutnya .

§  garis dengan panas untuk menunjukan urutan kejadian .

MEMBUAT OVERVIEW DIAGRAM

Ilustrasi Langkah Langkah Pendahuluan

langkah 1 : membaca uraian narasi yang mengidentifikasikan kejadian penting .
langkah2 : membubuhi  keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batasan batasan kejadian dan nama nama kejadian
ilustrasi pembuatan diagram aktifitas
langkah 3 : menunjukan agen yang terlibat dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane .
langkah 4 : membuat diagram untuk masing masing kejadian dan tunjukan urutan kejadian ini
langkah 5 : menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis . tunjukan arus infomasi dari kejadian kedokumen , dan sebaliknya .

   MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

bagian sebelumnya dijelaskan bagaimana caranya membaca detailed activity diagram. simbol yan digunakan dalam detailed activity diagram dan overview activtiy diagram adalah sama. perbedaan utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan aktifitas,bukan kejadian.

langkah 1. tambah penjelasan naratif untuk menunjukan aktifitas
langkah2. buatlah tabel arus kerja.
langkah3. identifikasilah dengan terperinci yang diperlukan.
langkah4. untuk setiap detailed activity diagram, lakukanlah beberapa langkah pendahuluan sebagai  berikut.

 OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

bab ini disimpulkan denan satu contoh yang mencakup overview activity diagram dan detailed  activity diagram untu ELERBE, inc. berikut ini adalah dokumentasi diagram aktifitas UML yang disediakan.

narasi ini menjelaskan aktifitas yang perlu dilakukan sebelum barang barang dapat melewati perbatasan seperti juga kegiatan setelah melewati perbatasan. pertama tama , dokumen pelanggan faktur, konsumen, dan slip pengepakan diterima lewat fax atau email . garcia menugasi seorang accaount executive untuk masing masing klien. accaount executive  tersebut menelaah dokumen tersebut. dokumen tambahaan bisa diperlukan dalam beberapa situasi .sebagai contoh, sebuah sertifikat asal barang NAFTA harus dimasukkan untuk pengiriman dari kanada atau meksiko untuk memenuhi ketentuan mengurangi atau membebaskan bea masuk . accaount executive memberitahu klien apakah ada dokumen tambahan diperlukan .
kemudian account executive mengelompokan masing masing barang di faktur yang terhubungnan dengan harmonized tariff schedule amerika serikat . jika diperlukan , account executive mendiskusikan pengelompokan baran dagangan dengan klien.setelah barang baran itu dikelompokan , dihitung besarnya bea .account executive memasukkan perincian impor ke dalam komputer . dan komputer mencatat perincian dalam file impor . komputer menyusun isian pabean dari informasi file impor.

setelah isian ditelaah, perusahaan menerima pemberitahuan elektronik dari dirjen bea cukai AS. jika perlu account executive menyerahkan isiaan yang di modifikasi , jika tidak ada modifikasi yang diperlukan  dokumen sertifikasi dimasukkan dalam informasi dari bea cukai as tersebut.
setelah truk pengangkut melewati perbatasan dan barang barang itu bebas dari petugas bea cukai , account executive menerima pemberitahuuan elektronik dari beacukai as dengan tanggal dan waktu penerbitannya.

BAB 4

MENGIDENTIFIKASIKAN RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Sasaran Pengendalian Internal 

pemangku kepentingan yang berbeda pemegang saham , manager , pelanggan , dan karyawan mungkin memiliki tujuan yang berbeda beda sasaran pengendalian internal yang disebutkan dilaporan COSO mencakup berikut ini :
- efektifitas dan efisiensi operasi
- keandalan pelaporan keungan
- ketaatan terhadao hukum dan peraturan yang berlaku
- pengamanan aset (tujuan ini dimasukan dalam laporan ,meskipun tidak ditempat dimana ketiga lainya dicantum kan)

sasaran pelaksanaan . pada siklus pendapaatan pelaksanaan memacu pada penyerahaan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kasus . jadi, dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pendapatan adalah 1. memastikan pengiriman barang dan jasa 2. memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat sebagai contoh , resiko umum terkait dengan penyerahan baran dan jasa meliputi menyerahkan barang atau jasa yang salah , menyerah kan jumlah yang salah , atau menyerahkan ke pelanggan yang salah. dengan demikian dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pemerolehan adalah 1. memastikan penerimaan barang dan jasa yang tepat dan 2. memastikan pembayaran dan penanganan kas yang tepat.

sasaran sistem informasi . sasaran sistem informasi memfocuskan pada pencatatan , pembaruan , dan pelaporan informasi akuntansi.

sasaran pelindungan aset. focus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi . sasaran kerja . sasaran kinerja memfocuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi , orang departemen , barang , atau jasa.

Penentuan Resiko Pelaksanaan : siklus pendapatan.  ( execution risk) mencakup resiko tidak tepat nya pelaksanaan transaksi . resiko umum ini jadi titik awal untuk penentuan resiko.

Contoh Siklus Pendapatan ELERBE .

langkah 1 : pemahaman mengenai organisasi.
langkah 2: identifikasikan barang dan jasa  yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko.
langkah 3 :  nyatakan kembali setiap resiko umum untuk menjelaskan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari . keluarkan setiap resiko yan tidak relevan atau jelas jelas material .
langkah 4 :  beri penilaian terhadap signifikansi resiko resiko yang tersisa.
langkah 5 : untuk resiko yang signifikan  , di identifikasikan faktor faktor yang berkontribusi terhadap resiko . kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentikasikan faktor ini secara sistematis

Penentuan Resiko Pelaksanaan : Siklus Pemerolehan

langkah 1 : dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi .
langkah 2 :  identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko .
langkah 3 : nyatakan kembali setiap resiko yang bersifat umum menjekaskan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses  tertentu yang dipelajari.
langkah 4 : berikan penilaian atas signifikansi resiko resiko yang tersisa .
langkah 5 :  untuk resiko yang signifikan , identifikasikan faktor faktor yang berkontribusi pada resiko.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pemerolehan

di bagian sebelumnya disajikan pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan . bagian ini akan membahas risiko pelaksanaan pada siklus pemerolehan. butir utama 4.4 meringkas risiko risiko untuk proses pemerolehan tertentu.
beberapa contoh diberikan untuk mengidentifikasikan berbagai jenis risiko akan tetapi, risiko risiko ini memiliki pola yang serupa . selesaikan pertanyaan pertanyaan fokus pada pemecahan masalah latihan 4.b di akhir nan untuk mengenal persamaan dan perbedaan antara butir utama 4.4 dan 4.3 (risiko risiko siklus pemerolehan dan pendapatan . dengan membuat perbandingan seperti itu akan membantu anda untuk  mengingat risiko risiko umum ini dan menggunakannya di soal soal mendatang.

Contoh: Proses Penggajian ELERBE

kita akan menerapkan pedoman pedoman di butir utama 4.4 untuk proses penggajian ELERBE  untuk mengidentifikasikan risikonya.

langkah1 : dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi .  asumsuikan bahwa narasi contoh 4.2 bagian A berikut A berikut telah dikembangkan berdasarkan penelahaan terhadap proses penggajian ELERBE .

Mengidentifikasikan Risiko dan Pengendalian dalam Proses Bisnis

risiko pelaksanaan yan bersifat umum untuk dua transaksi siklus pemerolehan adalah sebagai berikut:

1. Menerima barang dan jasa:

- diterimanya barang / jasa yang tidak terotorisasi
- barang / jasa yang diharapkan untuk diterima , tidak terjadi , ter;ambat, atau tanpa sengaja terjadi dua kali.
-jenis barang atau jasa yang diterima salah
- kuantitas atau kualitas salah
- salah pemasok

2. melakukan pembayaran:

- pembayaran yang tidak terotorisasi
- kas tidak dibayar kan, terlambat, atau membayar dua kali
- membayar kepada pemasok yang salah

lima langkah yang bermanfaat dalam memahami dan menilai risiko pelaksanaan:

langkah 1 . Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.
langkah2. Identifikasikan barang atau jasa yan disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.
langkah3. Nyatakan kembali setiap risiko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. keluarkan setiap risiko yang tidak relavan atau jelas jelas tidak mateial
langkah 4. berikan penilaian atas signifikansi risiko risiko yang tersisa.
langkah 5. untuk risiko yang signifikansi , identifikasikan faktor faktor yang berkontribusi terhadap risiko . kejadian kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentifikasikan faktor faktor ini secara sistematis

Penelitian Risiko Sistem Informasi

bagian terdahulu memfokuskan pada risiko pelaksanaan pada proses proses perusahaan. bagian ini , memfocuskan pada risiko sistem informasi, information system risk atau risiko kesalahaan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaharuan, atau  pelaporan data yang tidak tepat . karena sistem informasi mencatat perusahaan.

bagian A . narasi

kejadian 1 : memberikan penugasan .
kejadian 2 : melakukan tugas yang diberikan.
kejadian 3: mencatat waktu  datang.
kejadian 4 : mencatat waktu pulang.
kejadian 5: menyiapkan gaji.
kejadian 6: menyetujui gaji.
kejadian 7 : mencetak cek gaji.
kejadian 8: menandatangani cek.
kejadian 9: mendistribusikan cek gaji

Pencatatan Risiko

ingat kembali bahwa pencatatan didefinisikan sebagai memasukan data mengenai suatu kejadian pada dokumen  sumber atau file transaksi . pencatatan risiko ( recording risk) menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadia secara akurat dalam sistem informasi organisasi. kesalahan pencatatan dapat menyebabkan  kerugian yang sangat besar . sebagai contoh, jika pencatatan penjualan mempunyai identitas yang salah .

Memperbarui Risiko

pembaruan risiko (update risk) adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui bisa jadi sangat mahal. misalnya, pesanan dapat ditolak apabila persediaan dilaporkan sudah abis., padahal persedian sebenernya masih ada. kesalahan untuk memperbaharui saldo kas dapat mengakibatkan cek ditulis tanpa adanya dana yang cukup. lkesalahan dalam memperbaharui  juga dapat mengurangi efektifitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban dibuku besar. sebagai contoh, total piutang usaha dibuku besar  harus sama dengan jumlah  angka saldonya yang jatuh tempo di record induk pelanggan . saldo penjualan harus sesuai dengan penjumlahan yang diambil dari record induk masing masing pekerjaan . bagian ini menjelaskan bagaimana anda dapat mengidentifikasi dan mendokumentasikan pencatatan dan memperbaharui risiko secara sistematis pada SIA.

Memvisualisasikan Risiko Pencatatan dalam Sistem Informasi Terkomputerisasi

pada kasus Angelo's diner, digunakan mesin hitung kas elektronik, tetapi tidak ada pembahasan mengenai sistem komputer yang sebenarnya dengan file transaksi dan file induk meskipun daftar harga yang disimpan di mesin memiliki beberapa sifat file induk. sisi lain , sistem informasi yang digambarkan untuk siklus pendapatan ELERBE berperan lebih aktif. file induk dipelihara untuk pelanggan dan produk. dan filetransaksi digunakan untuk mencatat kejadian . dibagian berikutnya , akan di ilustrasikan bagaimana risiko pencatatan yang ditunjukan di butir utama 4.5 daat diterapkan pada sistem informasi terkomputerisasi. sebagaiman dilihat di panel A dan Bcontoh 4.4 basis data ELERBE memiliki tiga pesanan (0100011, 0100012, dan 0100013) asumsikan bahwa (1) ketiga pesanan dikirim pada minggu kedua bulan mei . (2)  ketiganya dikirim lengkap dan benar dan (3) tidak ada pengiriman lain yang dilakukan . pencatatan pengiriman tersebut ditampilkan di panel C dan D (file pengiriman dan perincian_pengiriman). beberapa kesalahan dilakukan pada pencatatan pengiriman . kesalahan tersebut diidentifikasikan dengan kata pada naskah di sebelah record di panel C dan D , dengan menggunakan istilah risiko di butir utama 4.5 kesalahan tersebut mudah ditemukan pada kasus ini karena kita tahu bahwa informasi di panel A dan B benar, bahwa seluru pesanan dikirim dengan lengkap. dan tidak ada pengiriman lain yang dilakukan.
untuk memastikan pemahaman masalah latiha 4.d di akhir bab. untuk mendapatkan pengalaman dalam mengidentifikasikan risiko risiko pencatatan, selesaikan pertanyaan pertanyaan di fokus ada pemecahan masalah 4.e di akhir bab.

Mengidentifikasi Risiko Pembaruan

di bagian terdahulu, pedoman diberikan untuk mengidentifikasi risiko risiko pencatatan . di baian ini, diberikan pedoman untuk mengidentifikasi risiko risiko pembaharuan. Butir utama 4.6 menyajikan langkah langkah untuk mengidentifikasikan risiko pembaruan

Contoh:Siklus Pendapatan ELERBE

tidak ada aktivitas embaruan diperlukan untuk angelo's doner, sehinga kita tidak akan menggunakan kasus itu untuk menggambarkan risiko pembaruan

Pencatatan Dan Pembaruan Di Sistem Buku Besar

di sebagian besar bab ini , perhatian diberikan pada pencatatan dan pembaruan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus transaksi pemerolehan dan pendapatan. sedikit perhatian telah diberikan ppada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar . beberapa kejadian memiliki signifikan akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak. bacalah contoh 4.6 bagian A untuk melihat perbedaan ini sebagaimana diterapkan pada ELERBE , inc.
sebagaimana anda lihat dari contoh 4.6 , bagian A, terdapat tiga kejadian yang memerlukan pembaruan terhadap akun akun buku besar . ini diperlukan untuk mencatat kejadian kejadian seperti itu pada saat kejadiannya dengan suatu cara yang memfasilitasi pembaruan selanjutnya yang  diperlukan terhadap buku besar, Field akun buku besar dapat ditambahkan pada file transaksi dan file induk.

Risiko Dalam Mencatat dan Memperbarui Informasi Pada Sistem Buku Besar

untuk sistem buku besar , risiko pencatatan dan pembaruan sama dengan risiko yang telah disebutkan dibutir utama 4.5 dan 4.6 salah satu risiko adalah bahwa akun besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit bisa saja salah. juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali , terlambat diperbarui dua kali. selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui, dan proses memperbarui saldo.
kebijakan untuk memperbarui akun akun buku besar harus dipahamidengan baik. di banyak kasus , saldo buku besar segera tidak diperbarui saat terjadinya transaksi, sebaliknya pembaruan dilakukan setelah satu batch transaksi akumulasi.

Risiko Pengendalian

setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah di identifikasi evaluator harus memerhatikan cara cara untuk mengendalikan risiko. di banyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan , auditor eksternal, atau auditor internal untuk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

Menindaklanjuti Kejadian

organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. berikut ini beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut :

- pesanan pelanggan yang belum di penuhi
- faktur penjualan yang sudah jatuh tempo
- permintaan yang menunggu untuk disetujui
- jasa yang disediakan tetapi belum selesai ( misalnya, pekerjaan pencetakan, pekerjaan perbaikan, dan audit) .

kejadian yang memerlukan tindak lanjut yang di identifikasi melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan pekerjaan yang belum selesai. laporan seperti itu terkadang dikenal sebagai laporan "terbuka" atau laporan umur.

Dokumen Bernomor Urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian . dokumen bernomor urut selama satu kejadian dipertanggung jawabkan  di kejadian berikutnya. memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat  sebagi contoh, angelo's diner dapat memastikan bahwa seluruh penjualan dicatat dengan mempertanggung jawab kan nota penjualan bernomor urut. pengendalian ini membantu dalam mengamankan kas. (kasir tidak dapat menyembunyikan pencurian dengan mengambil kas dan membuang nota penjualan.

Pencatatan Agen Internal Yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

di organisasi organisasi besar , cukup mudah untuk mempertahan kan agar karyawan bertanggung jawab jika nomor identitas jaryawan tercatat pada waktu pencatatan kejadian . sebagai contoh, di ELERBE , record yang digunakan untuk mencatat pengiriman dapat mendaftar siswanya untuk mengikuti kelas dengan menggunakan komputer kantor yang dihubungkan dengan server universitas. ketika pendaftaran juga tercatat, sehingga membuatnya bertanggung jawab atas pemberitahuan kesalahan.

pertanggung jawaban dapat juga diterapkan pada pengamanan aset. para karyawan sering kali disediakan peralatan untuk melakukan tugas mereka . di beberapa kasus, peralatan , seperti latop, mudah sekali untuk dipindahkan. banyak organisasi mengidentifikasi aset seperti nomer seri . sebuah record digunakan  untuk setiap aset , dan record tersebut mencakup nama orang yang memiliki penjagaan atas aset tersebut.

Bab ini diawali dengan definisi pengendalian internal dan pembahasan lima koponennya , sebagaimana disebutkan di lapoan COSO . bab ini berfokus pada dua komponen : penentuan risiko dan aktifitas pengendalian.

dibidang penentuan risiko, pedoman disajikan untuk mengidentifikasi risiko risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan dan pemerolehan , masing masing di butir utama 4.3 dan 4.4 saran saran juga diberikan untuk mengidentifikasikan risiko pencatatan dibutir utama 4.5 dan risiko pembaruan dibutir utama4.6 pedoman ini memiliki fokus yang sama pada elemen elemen dalam suatu proses-kejadian , perilaku, serta barang dan jasa . Fokus tersebut melanjutkan penekanan yang diberikan pada elemen elemen ini di bab 2 dan 3. juga terdapat pembahasan khusus mengenai risiko risiko pencatatan dan pembaruan dalam sistem buku besar.
aktifitas pengendalian di identifikasi dan dikelompokan di butir utama 4.7 yaitu input, arus kerja, pengendalian umum , atau penelahaan kinerja. bab ini menekankan pengendalian input dan pengendalian umum ke bab bab berikutnya . pengendalian arus kerja yang dibahas adalah pemisahaan tugas, urutan kejadian yang diharuskan, pertanggungjawaban agen internal, dansebagainya. penelaahaan kinerja dan implementasikan melalui pemeliharaan file juga dibahas.
kita akan kembali ke topik risiko dan pengendalian di sepanjang buku ini , di bab 7, pengendalian input akan dibahas terperinci pada saat diterapkan pada pengendalian atas entri data. di bab 8 , pengendalian atas pemrosesan batch dan pengendalian atas pembaruan dibahas secara mendalam . bab 9 sampai 11 akan mengulang kembali pengendalian internal yang dibahas dibab ini dan bab 6, dalam konteks pemeriksaan terperinci atas siklus pendapatan dan pemerolehan . pengendalian umum akan dibahas di bab 13 (bab 8 sampai 13 terdapat di buku 2).

percakapan wawancara dengan pemilik usaha rumah makan Nasi Bebek ma'isa

pertama tama saya mendatangkan dan membeli dahulu dan mengamati proses penjualan tersebut sebelum mewawancarai nya lalu setelah makan selesai saya mencoba mendekati pemilik rumah makan ini.

saya :     permisi pak maaf saya mengganggu  saya dari mahasiswa gunadarma mendapatkan tugas dari dosen kami mengenai wawancara kepada UKM  sebelumnya saya ingin bertanya tanya soal                usaha rumah makan bebek ma'isa ini dengan sistem apa bapak pakai dalam usaha rumah makan    ini 

bapak (pemilik) :  oh ya silahkan apa yang bisa saya bantu ?

saya : peran bapak ini sebagai apa ya kalau saya boleh tahu?

bapak(pemilik) : oww saya ini yang punya rumah makan ini mas .

saya : ow kalau begitu sudah berapa lama bapak menjalankan rumah makan ini pak?

bapak(pemilik)  : saya sudah bertahun tahun menjalankan usaha ini kira kira kurang lebih 20tahunan

saya : oww berarti sudah lama sekali berarti ya pak . berapa pegawai yang bapak punya ?

bapak(pemilik) : saya mempunyai 4 pelayan dan 5 orang lainnya di bagian masak dan ini semua keluarga kami semua yang bekerja sama dengan bapak ini ada 4 keluarga dan kadang mereka saling bergilir membantu bapak karena kita berkeluarga sebagian keluarga bapak membuka usaha penjualan kayu masing masing dan ini sebagian ada yang berkerja sama untuk menjalankan usaha rumah makan ini

saya : oh begitu ya pak hmm.. kalau stok makanan bapak habis apakah stok nya langsung habis apa ada stok cadangan pak ?

bapak(pemilik) : ow kalo itu saya sudah ada stok nya dari mulai rempah rempah nya sampai daging bebek nya , biasanya si saya membelanjakan nya apabila stok bapak sudah mulai menipis.

saya :  kalau begitu apakah bapak sendiri yang membeli bahan bakunya?

bapak(pemilik) : biasanya si sodara sodara saya yang membelanjakannya dari rempah rempah lalu dll kecuali daging bebek nya kalau daging saya memesan kepada pemilik usaha ternak bebek apabila habis tinggal saya telfon lalu siap diantar.

saya : bagai mana pak sistem pembelian bahan bakunya ? apa diharuskan memakai kwitansi pembelian?

bapak(pemilik) : ow itu si harus mas bagaimana pun setiap pembelian kan ada kwitansi nya kalau kita membeli dengan sekaligus banyak  untuk stok di dapur saya dan saya juga bisa menghitung pengluaran untuk membeli stok bahan baku

saya : apakah bapak dapat mempercayai kepada karyawan bapak atau saudara saudara bapak ketika proses pembelian stok bahan baku?

bapak(pemilik) : saya si percaya saja karena kita ini 1 keluarga besar juga jadi saya tidak ambil pusing untuk ini dan karna sayapun sudah mengenali si penjual penjual bahan bakunya

saya : kalau apabila ada kecurangan bagaimana pak misalnya melebihkan harga bahan dan dimasukan didalam kwitansinya?

bapak (pemililk)  :   kalau itu si tidak mau ambil pusing  nnti liat bukti pembayarannya soalnya kita ini satu keluarga  lebih kecil kemungkinannya untuk melakukan suatu kecurangan dan itupun saya sudah mengenali si penjual bahan baku nya

saya : ow begitu pak hmm kalau soal pemesanan cara  apa yang bapak pakai? lalu cara pembayaran nya seperti apa?  apakah bapak memakai kasir modern seperti di swalayan atau rumah makan menengah keatas?

bapak(pemilik) : tidak, karna rumah makan ini masih menengah kebawah jadi untuk pembayarannya memakai cara manual saja seperti  rumah makan kecil lainnya dan setiap  pembayarannya biasanya saya catat daftar menu dan harganya karna saya sendiri yang berada di tempat kasirnya

saya:  oke bapak terimakasih atas waktu nya maaf apabila saya mengganggu bapak sekali lagi terima kasih semoga usaha rumah makan ini semakin ramai dan lancar ya pakk

bapak(pemilik) : oh iya sama sama mas terimakasih atas doanya 

RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB 1

 MENGENAL  SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

                Sistem informasi manajemen-SIM (management information system-MIS) adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan data memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. SIM dapat dipandang sebagai suatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi untuk fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran ,sumber daya manusia, serta akuntansi dan keuangan.
                Proses bisnis organisasi dan SIM sangat berhubungan erat. SIM menangkap data tentang proses bisnis organisasi . Data ini dikumpulkan , diikhtisarkan, dan diorganisasikan  untuk menghasilkan  informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Sebagaimana dibahas sebelumnya, sebenarnya SIM merupakan seperangkat subsistem.  Di ELERBE, inc, semua subsistem ini bersifat penting, dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.
                Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan , jua informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah  besar  informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan pembayaran, gaji , dan jam kerja . Butir Utama 1.1 menunjukan tumpang tindih sebagai contoh, jumlah jam kerja karyawan bisa pentin untuk menjadwalkan produksi maupun akuntansi penggajian . Informasi tentang pesanan penjualan dan penyerahan barangnya pentin untuk fungsi pemasaran maupun fungsi akuntansi. Tingkat upah dan jumlah potongan bisa penting untuk personalia dan juga akuntansi.
                Tumpang tindih substansial di dalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai prosesn- proses bisnis mendasar yan sama. Tumpang tindih tersebut  menunjukan suatu peluang bagi sistem informasi terintegrasi yang dapat lebih efektif  melayani  kebutuhan semua pengguna . Oleh karna itu informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna , para akuntansi berada diposisi  yang baik untuk mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis yang mengintregrasikan semua ospek  proses bisnis perusahaan , termasuk subsistem di Butir Utama 1.1 sebagai hasilnya, SIM merupakan alat belajar yang bermanfaat yan mempunyai beberapa makna praktis

PENGUNAAN  SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Membuat Laporan  Eksternal

perusahaan mengunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan  informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan  pemerintah, dan yang lain. Laporan jenis ini mengikuti  suatu struktur yang  diterapkan oleh organisasi-organisasi seperti Financial Accounting Standards Board-FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities and Exchange Commission-SEC (Badan pengawas  pasar modal AS), internal revenue service-IRS (Dinas pajak AS, dan regulator lainnya. Oleh karena  bentuk dan isi yang ditetapkan untuk laporan-laporan ini secara relatif tetap dan sama untuk banyak organisasi , para pemasok peranti lunak (software) dapat menyediakan peranti lunak akuntansi yan mengotomatiskan sebagian  besar proses pelaporan.

Mendukung Aktifitas Rutin

Para manajer memerlukan satu sistem akuntansi untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjan siklus operasi perusahaan itu. Contoh nya antara lain menerima pesanan pelangga , mengirimkan baran dan jasa , membuat faktur penaggihan pelanggan , dan menagih kas kepada pelanggan . teknologi lain , seperti scaner untuk memindai kode produk , meningkat kan efisiensi dari proses bisnis.

Mendukung Pengambilan Keputusan.

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi . contoh nya antara lain mengetahui produk-produk yang penjualan nya bagus dan pelanggan mana yan paling banyak melakukan pembelian. permintaan informasi non standar memerlukan permintaan informasi (query) yang fleksibel akan data dalam suatu basis (basis data).

Perencanaan dan Pengendalian.

suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian . informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi , dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatan produk secara individu. data historis dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja (spreadshit) atau program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas.

Menerapkan Pengendalian Internal.

pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan kebijakan , prosedur-prosedur , dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset aset perusahaan dari kerugian atau korupsi , dan untuk memelihara keakuratan data keuangan . sebagai contoh, suatu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lai memliki akses performa data entri dan laporan yan tidak diperlukan untuk menjalankan perkerjaan mereka .

APLIKASI DAN PERANTI LUNAK AKUNTANSI

aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan keperluan tertentu . peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (elektronik spreadshit) adalah contoh aplikasi . aplikasi aplikasi akuntansi menyediakan informasi yang diperlukan kelima penggunaan yang disebutkan di bagian sebelumnya. pada umum nya , aplikasi aplikasi akuntansi dikelompokan menurut siklus transaksi. sebaai contoh , aplikasi siklus pemerolehan (ecquisition cycle) membantu para pengguna menentukan apa dan kapan untuk membeli , membuat pesanan pembelian , mencatat faktur pembelian , menelusuri jumlah yang terhutang kepada para pemasok , dan melakukan pembayaran kepada para pemasok.

PERAN AKUNTAN DALAM HUBUNGANANNYA DENGAN SIA

antara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubunan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan.

Akuntan Sebagai Pengguna
para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin , dll) pedoman IFAC menekan kan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi , peranti keras (hardware), peranti lunak(software) , dan metode pengorganisasian data, serta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata , lembar kerja , basis data , dan akuntansi

Akuntan Sebagai Manager

para manager bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu  suatu organisasi dalam mencapai tujuannya . diorganisasi organisasi kecil , tanggung jawab dari manager akuntansi mencakup tidak hanya menangatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi , tetapi juga mengelola sistem informasi secara keseluruhan . direktur keuangan dan kontroler adalah anggota anggota yang penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi oleh karna para akuntan memahami isi dari laporan laporan yanh dihasil kan oleh SIA.  untuk meningkatkan nilai mereka , manajer akuntansi harus mengetahui bagaimana bisnis dijalan kan serta bagaimana sistem informasi membantu mencapai tujuan tujuan tersebut dan mendukung proses bisnis nya.

Akuntan Sebagai Konsultan

akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang , termasuk sistem informasi , perencanaan keuangan perorangan , akuntansi internasional , akuntansi lingkungan , dan akuntansi forensik. konsultan konsultan akuntansi telah merespon tantangan ini dengan
a. mengkhususkan diri dalam industri tertentu .
b. menkhususkan diri dalam peranti lunak akuntansi dari satu atau dua pemasok
c. menfocuskan diri mereka atau staf mereka menjadi  konsultan penuh waktu

Akuntan Sebagai Evaluator

akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfocus atau bergantung pada sistem informasi .

auditor internal mengevaluasi berbagai unit dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misi nya secara efisien dan efektif sebagai contoh , mereka akan menilai seberapa baik departemen jasa komputer merespon kebutuhan dari para pengguna atau mengetahui apakah retur penjualan pelanggan selalu dipertanggun jawab kan dengan tepat.

auditor eksternal. perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan menambahkan  kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

peran evaluatif lainya. para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance atau (assurance service) sebagai contoh , sebuah kantor akuntan , mungkin memberikan keyakinan (assurance) kepada pembeli pinjaman bahwa perusahaan todak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi Dan Perpajakan

akuntan menyediakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klient klient kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klient klient mereka. peran pengguna , manager , konsultan, pendesaign, evaluator , dan penyedia jasa telah ada diprofesi akuntansi dalam jangka waktu yang sangat lama. menurut survey tahun 2001 oleh Robert Half Internasional , para direktur keuangan (CFO) ditanya mengenai keahlian keahlian apa saja , selain keahlian keuangan yang akan menjadi paling penting bagi para profesional keuangan dimasa depan.  para responden menepatkan keahlian tehknologi pertama diatas keahlian keahlian yang lain seperti keahlian berkomunikasi keahlian bisnis umum dan kepemimpinan

Bab 1 membahas lingkup dari SIA, penguna SIA, sifat peranti lunak akuntansi, dan peran akuntan sehubungan dengan SIA. dalam hal lingkup, SIA dapat dipandang sebagai perankat sistem informasi menejemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari pengelola rutin transaksi akuntansi.
penguna sistem informasi akuntansi juga dibahas. telah didapatkan bahwa SIA digunakan untuk
1. menghasilkan laporan laporan eksternal
2. mendukung aktifitas operasi yang rutin
3. mendukung ketentuan ketentuan informasi untuk pengambilan keputusan
4.mendukung perencanaan dan pengendalian, dan
5.menyediakan pengendalian internal
hubungan antara SIA dengan pekerja yang dilakuan oleh para akuntan telah dibahas. yaitu bahwa akuntan berinteraksi dengan SIA sebagai pengguna, menejer, konsultan, evaluator, serta penyedia jasa akuntansi dan perpajakan.

BAB 2

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak ke ahklian diperlukan untuk mengevaluasi SIA . para akuntan perlu untuk meninjau ulan documentasi , melakukan wawancara , dan mengamati transaksi transaksi untuk memahami sistem akuntansi klient. mereka juga perlu :
1. mengetahui informasi apa yang harus dicari
2. mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi
3.menembangkan rencana untuk memperoleh informasi.
4. menyusun informasi degan cara yan penuh arti.

Proses Dan Kejadian Bisnis

proses bisnis merupakan seperangkat aktfitas yan dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan , serta menjual barang dan jasa satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfocus pada siklus transaksi. siklus transaksi (transationcycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam pada suatu urutan tertutup . kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu .  proses bisnis dapat disusun menjadi 3 siklus transaksi utama :

- siklus pemerolehan /pembelian (acquisition/puchasing cycle)

- siklus konversu (conversion cycle)

- siklus pendapatan (revenue cycle)

Siklus Pendapatan

siklus pendapatan dari jenis organisasi yan berbeda dapat saja sama dan mencakup didalam nya sebagian atau semua operasi berikuut ini :

1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan
2. membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa mendatang
3. menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4. menagih pelanggan
5. melakukan penagihan uang
6. menyetorkan uang kas ke bank.
7.menyusun laporan

Siklus Pemerolehan

seperti hal nya siklus pendapatan , siklus pemerolehan dari organisasi dengan jenis yan berbeda pada dasar nya bersifat sama karena kebanyakan mencakup didalam nya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1. mendiskusi kan dengan para pemasok
2. memproses permintaan
3. membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa dimasa mendatang.
4. menerima baran atau jasa dari pemasok.
5. mengklaim atas barang dan jasa yang diterima.
6. memilih faktur faktur yang akan dibayar
7. menulis cek

PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

akuntansi pada dasar nya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi .  mutu dan karakteristik dalam suatu sistem informasi mempengaruhi kinerja dan seberapa jauh auditor dapat bersandar paada output dari sistem dalam melakukan ferifikasi laporan keuangan . para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesign suatu sistem informasi .

PEDOMAN MENGAKUI KEJADIAN

pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses  ketika seseorang atau sesuatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi pertanggung jawab terhadap suatu aktifitas .
pedoman 2: abaikan aktifitas yang tidak memerlukan keikut sertaan agen internal.
pedoman 3. kenali suatu kejadian ketika tanggung jawab dipindahkan dari suatu agen internal ke agen internal lainnya.
pedoman 4 : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah di sela atau di interupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. stelah interupsi seseorang diluar organisasi atau proses itu memulai proses tersebut  sebagai alternatif , proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu

PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

satu motivasi penting untuk mengidentifikasi kejadian dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis , adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya temasuk perjanjian para pelanggan atau pemasok barang dan jasa atau yang diterima pada pemasok , jumlah terhutang atau dari pada pemasok, dan pembayaran oleh para pelanggan para pemasok

JENIS-JENIS FILE DAN DATA

dua jenis penting dari file data adalah : file indut dan file  transaksi. seseoran akuntan, baik dalam perancang atau penilai, perlu menegetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana penorganisasiannya. para akuntan yang menambil baguian didalam proses perancanan perlu memahami jeni jenis file ini karena perubahan yang dibuat pada sistem akuntasi diterapkan melalu perubahan peranti luna dan perubahan rancangan file data. dalam mempelajari SIA, sesoran perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu

FILE INDUK

file induk mempunyai ciri ciri seperti berikut :

1. file induk menyimpan data yang relatif permanen menenai agen agen internak, eksternal, baran dan jasa

2. file induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi individual

3. data yang disimpan dapat memiliki karakteristis sebagai dan acuan maupun data ringkasan

- data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak mempengaruhi oleh transaksi

- data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman

4. barang/jasa  barang dan jasa diperoleh . dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

5. agen eksternal agen eksternal adalah orang orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan.

6. agen internal agen internal adalah orang orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab  atas berbagai macam kejadian didalam suatu proses bisnis.

FILE TRANSAKSI

jenis file  data kedua yang juga penting adalah file transaksi. file transaksi mempunyai ciri ciri berikut :

§  file transaksi menyimpan data kejadian . file transaksi mempunyai ciri ciri berikut :

- pesanan
-pengiriman
-penagihan kas

§  file transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi .

§  file transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga .

§  ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

HUBUNGAN ANTARA FILE TRANSAKSI DAN FILE INDUK

contoh 2.9 menunjukan hubungan antara file file yang digunakan untuk mencatat pesanan Nomor 0100011. untuk menyederhanakan penyajian , record yang berhubungan  dengan lain tidak disajikan.
                sebagaimana yang tunjukan contoh 2.9 , empat file yang digunakan oleh ELERBE  saling berkaitan. Diagram tersebut di susun dalam satu penekanan pada file Pesanan dan Perincian_Pesanan. empat file bekerja sama  untuk mencatat informasi untuk suatu pesanan .

1. file pesanan memberikan tanggal bahwa pesanan Nomor 0100011 diterima oleh ELERBE.
2. untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan .
3. untuk mengetahui barang apa uang dipesan.
4. untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan.

MANFAAT PERMISAHAN INFORMASI KE DALAM RECORD

meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataanya , efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. ketika mencatat suatu pesanan  (menambahkan record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada.
ketika mencatat perincian pesanan dalam file  perincian_pesanan, petugas pencatat  pesanan hanya erlu memasukan ISBN dan kuantitas yang diinginkan .

KEJADIAN AKTIVITAS

memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis. dibagian pertama bab ini. diberikan lima pedoman untuk memperoleh pandangan umum mengenai hal itu. sebagian dari aktivitas ini adalah bagian dari suatu proses fisik. sebagai contoh, salah satu dari aktivitas dalam "kejadian pengambilan" terdiri dari menempatkan barang barang dan jasa yang di dalam sebuah kotak sebelum memberikan kepada departemen pengiriman tujuan bagian ini , perhatian adalah pada aktivitas yang disertai pengumpulan atau pengguna data . baian ini memperkenalkan tia jenis aktivitas yang akan membantu ada memahami SIA : pencatat kejadian , pembaruuan , dan pemeliharaan file.

PENCATATAN

pencatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/ atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksii. seriing kali, suatu dokumen dibuat pada pemulaan ataupun akhir dari suatu sesi pencatatan. dalam sistem tradisional data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber. pada SIA yang berlakukan sekarang, data dapat secara langsung dimasukkan ke satu atau lebih transaksi .

PEMBARUAN

istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian. sebagai contoh setelah penjualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbaharui dengan mengurangi saldonya. ketika persedian dipesan.

PEMELIHARAAN FILE

aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasikan data acuan tentang file induk. Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam record induk, dan menghaus records induk. dalam banyak kesempatan, record induk untuk entitas harus sebelum transaksi dapat diproses. begitu prodk atau jasa, pelanggan , dan pemasok baru disetujui , record induk ditambahkan ke file induk.

Ringkasan

para akuntansi sebagai evaluator dan perancang perlu memahami proses prosesnya bisnis perusahaan dan bagaimana data diorganisasi untuk mendukung proses  proses itu. tiga jenis penting proses adalah siklus pemerolehan, konversi dan pendapatan . fungsi fungsi khusus di dalam  siklus dan perjanjian dengan para pemasok (pesanan pembelian atau kontrak), menerima kas. fungsi fungsi khusus di dalam siklus pendapatan pada dasarnya sama dan meliputi permintaan innformasi pelanggan , perjanjiaan dengan para pelanggan (pesanan pelanggan atau kontrak), penyediaan barang dan jasa , dan penagihan kas. memahami siklus transaksi membantu anda dalam mengajukan pertanyaan pertanyaan yang benar ketika belajar tentan sistem akuntansi.
                proses dapat bersifat kompleks tetapi harus dipahami jika sistem informasi akuntansi yang mendukungnya akan dipahami, satu pendekatan yang disederhanakan yang mencakup identifikasi kejadian dalam satu proses dikembangkan dan di terapkan.
                data dapat di organisasi dalam banyak cara. pada sistem manual , dokumen sumber jurnal, buku besar , dan buku besar  pembantu digunakan , pada sistem yang terkomputerisasi, pada umumnya perusahaan menggunakan dokumen sumber dan file data . dua jenis penting dari file data adalah file file induk dan file transaksi. file induk dibuat untuk menyimpan data acuan tentang barang dan jasa serta agen agen internal maupun eksternal . file transaksi digunakan untuk menyimpan informasi tentang kejadian seperti pesanan , pengiriman , dan penagihan kas.

istilah penting.

§  Siklus pemerolehan atau pembelian (acquisition (purchasing) cycle). proses transaksi yang digunakan untuk membeli barang dan jasa .

§  siklus konversi(conversi cycle). proses tentang pengubahan sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa .

§  entitas (entity) . informasi disimpan ada SIA mengenai entitas atau subjek. contoh pelanggan, karyawan , dan pesanan penjualan.

§  kejadian (events). bagian dari suatu proses mencakup perjanjian dengan pelanggan , pemasok, karyawan untuk barang dan jasa, menerima menyediakan barang dan jasa , mengakui klaim, dan membayar atau menerima kas.

§  agen eksternal ( eksternal agent).  orang orang atau unit organisasi yang ada diluar perusahaan.

§  field. unsur data yang menguraikan suatu entitas. field dapat juga digambarkan sebagai kelompok dari karakter karakter yang saling berkaitan;  sebagai contoh lain: nomor jaminan sosial karyawan dan tanggal faktur;

§  file . satu kumpulan record record yang saling berkaitan.  contoh : lihat file induk dan file transaksi.

§  pemeliharaan file (file maintance ). mencatat perubahan dalam data acuan pada suatu record yang ada dalam file induk , termasuk pembuatan dan penghapusan record induk, contoh: menambahkan record pelanggan baru dan mengubah alamat pelangan.

§  agen internal  ( internal agent). orang atau departemen dalam satu unit organisasi yang bertanggun jawab atas berbagai kejadian dalam karyawan pengiriman, dan petugas pencatat pesanan.

§  master file ( file induk) suatu file yang berisi informasi tentan entitas entitas selain dari kejadian.

§  record . satu kumpulan field yang saling berkaitan mengenai suatu entitas . sebagai contoh, satu record karyawan terdiri atas field field seperti nama karyawan.

§  data acuan ( reference data). data dalam suatu record yang ada dalam file induk yang menguraikan suatu entitas . contoh : nama pelanggan dalam file pelanggan dan uraian produk dalam file persediaan.

BAB 3

MENDOKEMNTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan bisnis didalam buku teks ini , digunakan unified modeling language (UML) , suatu bahasa yan digunakan untuk menentukan , mengvisualisasikan , membangun , dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis  dan design berorientasi objek oleh grady booch , gimp roombaugh , ivarjacobson.

diagram aktifitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat  :

- baik peta maupun diagram aktifitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah  dipahami dibandingkan dengan uraian relatif .
- peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan iinformasi (misalnya jalan raya , jalan tol , jalan kereta , pemakaman, dan dll)
- peta diagram aktifitas dibuat oleh ahli nya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan
-baik peta maupun diagram aktifitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi seperti halnya juga yang tingkat rendah

OVERVIEW AKTIVITY DIAGRAM DAN DIAGRAM DETAILED AKTIVITY

§  overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dalam proses bisnis dengan mendokumen tasikan dengan kejadian kejadian penting, urutan denan kejadian kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian

§  deteil diagram sama dengan peta dari sebuah kota .

UML bersifat fleksibel dan memungkin kan diagram aktifitas untuk dibuat para tingkat detail yan berbeda . UML adalah suatu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA

MEMAHAMI OVERVIEW AKTIVITY DIAGRAM

§   swimlane adalah suatu kolom dalam diagram aktifitas yang memisah kan aktifitas atau kejadian menurut orang atau departemen  yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktifitas tertentu .

§  agen agen diluar organisasi (pelanggan ) jua diwakili oleh swimlane .

§  terakhir , sistem komputer digunakan untuk mencatat SIA  diwakili oleh swimlane .

§  lingkaran penuh digunakan awal dari proses .

§  enam kejadian ditujukan oleh segi empat panjang

§  ingat bahwa teks ini  berfocus pada karyawan atau departemen departemen bertanggung jawab didalam organisasi  pada saat mengidentifikasikan kejadian.

§  kejadian satu dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan

§  kejadian empat dimulai ketika pelanggan mengambil nota penjualan yang terisi lengkap ke kasir.

§  didalam sistem informasi , tindakan pelanggan disebut  sebagai pemicu yang menyebab kan satu agen dalam organisasi itu untuk melaksanakan berapa tindakan selanjutnya .

§  garis dengan panas untuk menunjukan urutan kejadian .

MEMBUAT OVERVIEW DIAGRAM

Ilustrasi Langkah Langkah Pendahuluan

langkah 1 : membaca uraian narasi yang mengidentifikasikan kejadian penting .
langkah2 : membubuhi  keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batasan batasan kejadian dan nama nama kejadian
ilustrasi pembuatan diagram aktifitas
langkah 3 : menunjukan agen yang terlibat dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane .
langkah 4 : membuat diagram untuk masing masing kejadian dan tunjukan urutan kejadian ini
langkah 5 : menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis . tunjukan arus infomasi dari kejadian kedokumen , dan sebaliknya .

   MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

bagian sebelumnya dijelaskan bagaimana caranya membaca detailed activity diagram. simbol yan digunakan dalam detailed activity diagram dan overview activtiy diagram adalah sama. perbedaan utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukan aktifitas,bukan kejadian.

langkah 1. tambah penjelasan naratif untuk menunjukan aktifitas
langkah2. buatlah tabel arus kerja.
langkah3. identifikasilah dengan terperinci yang diperlukan.
langkah4. untuk setiap detailed activity diagram, lakukanlah beberapa langkah pendahuluan sebagai  berikut.

 OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

bab ini disimpulkan denan satu contoh yang mencakup overview activity diagram dan detailed  activity diagram untu ELERBE, inc. berikut ini adalah dokumentasi diagram aktifitas UML yang disediakan.

narasi ini menjelaskan aktifitas yang perlu dilakukan sebelum barang barang dapat melewati perbatasan seperti juga kegiatan setelah melewati perbatasan. pertama tama , dokumen pelanggan faktur, konsumen, dan slip pengepakan diterima lewat fax atau email . garcia menugasi seorang accaount executive untuk masing masing klien. accaount executive  tersebut menelaah dokumen tersebut. dokumen tambahaan bisa diperlukan dalam beberapa situasi .sebagai contoh, sebuah sertifikat asal barang NAFTA harus dimasukkan untuk pengiriman dari kanada atau meksiko untuk memenuhi ketentuan mengurangi atau membebaskan bea masuk . accaount executive memberitahu klien apakah ada dokumen tambahan diperlukan .
kemudian account executive mengelompokan masing masing barang di faktur yang terhubungnan dengan harmonized tariff schedule amerika serikat . jika diperlukan , account executive mendiskusikan pengelompokan baran dagangan dengan klien.setelah barang baran itu dikelompokan , dihitung besarnya bea .account executive memasukkan perincian impor ke dalam komputer . dan komputer mencatat perincian dalam file impor . komputer menyusun isian pabean dari informasi file impor.

setelah isian ditelaah, perusahaan menerima pemberitahuan elektronik dari dirjen bea cukai AS. jika perlu account executive menyerahkan isiaan yang di modifikasi , jika tidak ada modifikasi yang diperlukan  dokumen sertifikasi dimasukkan dalam informasi dari bea cukai as tersebut.
setelah truk pengangkut melewati perbatasan dan barang barang itu bebas dari petugas bea cukai , account executive menerima pemberitahuuan elektronik dari beacukai as dengan tanggal dan waktu penerbitannya.

BAB 4

MENGIDENTIFIKASIKAN RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Sasaran Pengendalian Internal 

pemangku kepentingan yang berbeda pemegang saham , manager , pelanggan , dan karyawan mungkin memiliki tujuan yang berbeda beda sasaran pengendalian internal yang disebutkan dilaporan COSO mencakup berikut ini :
- efektifitas dan efisiensi operasi
- keandalan pelaporan keungan
- ketaatan terhadao hukum dan peraturan yang berlaku
- pengamanan aset (tujuan ini dimasukan dalam laporan ,meskipun tidak ditempat dimana ketiga lainya dicantum kan)

sasaran pelaksanaan . pada siklus pendapaatan pelaksanaan memacu pada penyerahaan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kasus . jadi, dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pendapatan adalah 1. memastikan pengiriman barang dan jasa 2. memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat sebagai contoh , resiko umum terkait dengan penyerahan baran dan jasa meliputi menyerahkan barang atau jasa yang salah , menyerah kan jumlah yang salah , atau menyerahkan ke pelanggan yang salah. dengan demikian dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pemerolehan adalah 1. memastikan penerimaan barang dan jasa yang tepat dan 2. memastikan pembayaran dan penanganan kas yang tepat.

sasaran sistem informasi . sasaran sistem informasi memfocuskan pada pencatatan , pembaruan , dan pelaporan informasi akuntansi.

sasaran pelindungan aset. focus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi . sasaran kerja . sasaran kinerja memfocuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi , orang departemen , barang , atau jasa.

Penentuan Resiko Pelaksanaan : siklus pendapatan.  ( execution risk) mencakup resiko tidak tepat nya pelaksanaan transaksi . resiko umum ini jadi titik awal untuk penentuan resiko.

Contoh Siklus Pendapatan ELERBE .

langkah 1 : pemahaman mengenai organisasi.
langkah 2: identifikasikan barang dan jasa  yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko.
langkah 3 :  nyatakan kembali setiap resiko umum untuk menjelaskan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari . keluarkan setiap resiko yan tidak relevan atau jelas jelas material .
langkah 4 :  beri penilaian terhadap signifikansi resiko resiko yang tersisa.
langkah 5 : untuk resiko yang signifikan  , di identifikasikan faktor faktor yang berkontribusi terhadap resiko . kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentikasikan faktor ini secara sistematis

Penentuan Resiko Pelaksanaan : Siklus Pemerolehan

langkah 1 : dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi .
langkah 2 :  identifikasikan barang atau jasa yang disediakan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko .
langkah 3 : nyatakan kembali setiap resiko yang bersifat umum menjekaskan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses  tertentu yang dipelajari.
langkah 4 : berikan penilaian atas signifikansi resiko resiko yang tersisa .
langkah 5 :  untuk resiko yang signifikan , identifikasikan faktor faktor yang berkontribusi pada resiko.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pemerolehan

di bagian sebelumnya disajikan pedoman untuk menilai risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan . bagian ini akan membahas risiko pelaksanaan pada siklus pemerolehan. butir utama 4.4 meringkas risiko risiko untuk proses pemerolehan tertentu.
beberapa contoh diberikan untuk mengidentifikasikan berbagai jenis risiko akan tetapi, risiko risiko ini memiliki pola yang serupa . selesaikan pertanyaan pertanyaan fokus pada pemecahan masalah latihan 4.b di akhir nan untuk mengenal persamaan dan perbedaan antara butir utama 4.4 dan 4.3 (risiko risiko siklus pemerolehan dan pendapatan . dengan membuat perbandingan seperti itu akan membantu anda untuk  mengingat risiko risiko umum ini dan menggunakannya di soal soal mendatang.

Contoh: Proses Penggajian ELERBE

kita akan menerapkan pedoman pedoman di butir utama 4.4 untuk proses penggajian ELERBE  untuk mengidentifikasikan risikonya.

langkah1 : dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi .  asumsuikan bahwa narasi contoh 4.2 bagian A berikut A berikut telah dikembangkan berdasarkan penelahaan terhadap proses penggajian ELERBE .

Mengidentifikasikan Risiko dan Pengendalian dalam Proses Bisnis

risiko pelaksanaan yan bersifat umum untuk dua transaksi siklus pemerolehan adalah sebagai berikut:

1. Menerima barang dan jasa:

- diterimanya barang / jasa yang tidak terotorisasi
- barang / jasa yang diharapkan untuk diterima , tidak terjadi , ter;ambat, atau tanpa sengaja terjadi dua kali.
-jenis barang atau jasa yang diterima salah
- kuantitas atau kualitas salah
- salah pemasok

2. melakukan pembayaran:

- pembayaran yang tidak terotorisasi
- kas tidak dibayar kan, terlambat, atau membayar dua kali
- membayar kepada pemasok yang salah

lima langkah yang bermanfaat dalam memahami dan menilai risiko pelaksanaan:

langkah 1 . Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.
langkah2. Identifikasikan barang atau jasa yan disediakan dan kas yang diterima yang tergolong berisiko.
langkah3. Nyatakan kembali setiap risiko yang bersifat umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. keluarkan setiap risiko yang tidak relavan atau jelas jelas tidak mateial
langkah 4. berikan penilaian atas signifikansi risiko risiko yang tersisa.
langkah 5. untuk risiko yang signifikansi , identifikasikan faktor faktor yang berkontribusi terhadap risiko . kejadian kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentifikasikan faktor faktor ini secara sistematis

Penelitian Risiko Sistem Informasi

bagian terdahulu memfokuskan pada risiko pelaksanaan pada proses proses perusahaan. bagian ini , memfocuskan pada risiko sistem informasi, information system risk atau risiko kesalahaan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaharuan, atau  pelaporan data yang tidak tepat . karena sistem informasi mencatat perusahaan.

bagian A . narasi

kejadian 1 : memberikan penugasan .
kejadian 2 : melakukan tugas yang diberikan.
kejadian 3: mencatat waktu  datang.
kejadian 4 : mencatat waktu pulang.
kejadian 5: menyiapkan gaji.
kejadian 6: menyetujui gaji.
kejadian 7 : mencetak cek gaji.
kejadian 8: menandatangani cek.
kejadian 9: mendistribusikan cek gaji

Pencatatan Risiko

ingat kembali bahwa pencatatan didefinisikan sebagai memasukan data mengenai suatu kejadian pada dokumen  sumber atau file transaksi . pencatatan risiko ( recording risk) menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadia secara akurat dalam sistem informasi organisasi. kesalahan pencatatan dapat menyebabkan  kerugian yang sangat besar . sebagai contoh, jika pencatatan penjualan mempunyai identitas yang salah .

Memperbarui Risiko

pembaruan risiko (update risk) adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui bisa jadi sangat mahal. misalnya, pesanan dapat ditolak apabila persediaan dilaporkan sudah abis., padahal persedian sebenernya masih ada. kesalahan untuk memperbaharui saldo kas dapat mengakibatkan cek ditulis tanpa adanya dana yang cukup. lkesalahan dalam memperbaharui  juga dapat mengurangi efektifitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban dibuku besar. sebagai contoh, total piutang usaha dibuku besar  harus sama dengan jumlah  angka saldonya yang jatuh tempo di record induk pelanggan . saldo penjualan harus sesuai dengan penjumlahan yang diambil dari record induk masing masing pekerjaan . bagian ini menjelaskan bagaimana anda dapat mengidentifikasi dan mendokumentasikan pencatatan dan memperbaharui risiko secara sistematis pada SIA.

Memvisualisasikan Risiko Pencatatan dalam Sistem Informasi Terkomputerisasi

pada kasus Angelo's diner, digunakan mesin hitung kas elektronik, tetapi tidak ada pembahasan mengenai sistem komputer yang sebenarnya dengan file transaksi dan file induk meskipun daftar harga yang disimpan di mesin memiliki beberapa sifat file induk. sisi lain , sistem informasi yang digambarkan untuk siklus pendapatan ELERBE berperan lebih aktif. file induk dipelihara untuk pelanggan dan produk. dan filetransaksi digunakan untuk mencatat kejadian . dibagian berikutnya , akan di ilustrasikan bagaimana risiko pencatatan yang ditunjukan di butir utama 4.5 daat diterapkan pada sistem informasi terkomputerisasi. sebagaiman dilihat di panel A dan Bcontoh 4.4 basis data ELERBE memiliki tiga pesanan (0100011, 0100012, dan 0100013) asumsikan bahwa (1) ketiga pesanan dikirim pada minggu kedua bulan mei . (2)  ketiganya dikirim lengkap dan benar dan (3) tidak ada pengiriman lain yang dilakukan . pencatatan pengiriman tersebut ditampilkan di panel C dan D (file pengiriman dan perincian_pengiriman). beberapa kesalahan dilakukan pada pencatatan pengiriman . kesalahan tersebut diidentifikasikan dengan kata pada naskah di sebelah record di panel C dan D , dengan menggunakan istilah risiko di butir utama 4.5 kesalahan tersebut mudah ditemukan pada kasus ini karena kita tahu bahwa informasi di panel A dan B benar, bahwa seluru pesanan dikirim dengan lengkap. dan tidak ada pengiriman lain yang dilakukan.
untuk memastikan pemahaman masalah latiha 4.d di akhir bab. untuk mendapatkan pengalaman dalam mengidentifikasikan risiko risiko pencatatan, selesaikan pertanyaan pertanyaan di fokus ada pemecahan masalah 4.e di akhir bab.

Mengidentifikasi Risiko Pembaruan

di bagian terdahulu, pedoman diberikan untuk mengidentifikasi risiko risiko pencatatan . di baian ini, diberikan pedoman untuk mengidentifikasi risiko risiko pembaharuan. Butir utama 4.6 menyajikan langkah langkah untuk mengidentifikasikan risiko pembaruan

Contoh:Siklus Pendapatan ELERBE

tidak ada aktivitas embaruan diperlukan untuk angelo's doner, sehinga kita tidak akan menggunakan kasus itu untuk menggambarkan risiko pembaruan

Pencatatan Dan Pembaruan Di Sistem Buku Besar

di sebagian besar bab ini , perhatian diberikan pada pencatatan dan pembaruan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus transaksi pemerolehan dan pendapatan. sedikit perhatian telah diberikan ppada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar . beberapa kejadian memiliki signifikan akuntansi keuangan secara langsung, sedangkan beberapa lainnya tidak. bacalah contoh 4.6 bagian A untuk melihat perbedaan ini sebagaimana diterapkan pada ELERBE , inc.
sebagaimana anda lihat dari contoh 4.6 , bagian A, terdapat tiga kejadian yang memerlukan pembaruan terhadap akun akun buku besar . ini diperlukan untuk mencatat kejadian kejadian seperti itu pada saat kejadiannya dengan suatu cara yang memfasilitasi pembaruan selanjutnya yang  diperlukan terhadap buku besar, Field akun buku besar dapat ditambahkan pada file transaksi dan file induk.

Risiko Dalam Mencatat dan Memperbarui Informasi Pada Sistem Buku Besar

untuk sistem buku besar , risiko pencatatan dan pembaruan sama dengan risiko yang telah disebutkan dibutir utama 4.5 dan 4.6 salah satu risiko adalah bahwa akun besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit bisa saja salah. juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali , terlambat diperbarui dua kali. selain itu, record induk buku besar yang salah dapat telah diperbarui, dan proses memperbarui saldo.
kebijakan untuk memperbarui akun akun buku besar harus dipahamidengan baik. di banyak kasus , saldo buku besar segera tidak diperbarui saat terjadinya transaksi, sebaliknya pembaruan dilakukan setelah satu batch transaksi akumulasi.

Risiko Pengendalian

setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah di identifikasi evaluator harus memerhatikan cara cara untuk mengendalikan risiko. di banyak kasus, perusahaan meminta bantuan akuntan , auditor eksternal, atau auditor internal untuk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.

Menindaklanjuti Kejadian

organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan. berikut ini beberapa contoh kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut :

- pesanan pelanggan yang belum di penuhi
- faktur penjualan yang sudah jatuh tempo
- permintaan yang menunggu untuk disetujui
- jasa yang disediakan tetapi belum selesai ( misalnya, pekerjaan pencetakan, pekerjaan perbaikan, dan audit) .

kejadian yang memerlukan tindak lanjut yang di identifikasi melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan pekerjaan yang belum selesai. laporan seperti itu terkadang dikenal sebagai laporan "terbuka" atau laporan umur.

Dokumen Bernomor Urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian . dokumen bernomor urut selama satu kejadian dipertanggung jawabkan  di kejadian berikutnya. memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat  sebagi contoh, angelo's diner dapat memastikan bahwa seluruh penjualan dicatat dengan mempertanggung jawab kan nota penjualan bernomor urut. pengendalian ini membantu dalam mengamankan kas. (kasir tidak dapat menyembunyikan pencurian dengan mengambil kas dan membuang nota penjualan.

Pencatatan Agen Internal Yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

di organisasi organisasi besar , cukup mudah untuk mempertahan kan agar karyawan bertanggung jawab jika nomor identitas jaryawan tercatat pada waktu pencatatan kejadian . sebagai contoh, di ELERBE , record yang digunakan untuk mencatat pengiriman dapat mendaftar siswanya untuk mengikuti kelas dengan menggunakan komputer kantor yang dihubungkan dengan server universitas. ketika pendaftaran juga tercatat, sehingga membuatnya bertanggung jawab atas pemberitahuan kesalahan.

pertanggung jawaban dapat juga diterapkan pada pengamanan aset. para karyawan sering kali disediakan peralatan untuk melakukan tugas mereka . di beberapa kasus, peralatan , seperti latop, mudah sekali untuk dipindahkan. banyak organisasi mengidentifikasi aset seperti nomer seri . sebuah record digunakan  untuk setiap aset , dan record tersebut mencakup nama orang yang memiliki penjagaan atas aset tersebut.

Bab ini diawali dengan definisi pengendalian internal dan pembahasan lima koponennya , sebagaimana disebutkan di lapoan COSO . bab ini berfokus pada dua komponen : penentuan risiko dan aktifitas pengendalian.

dibidang penentuan risiko, pedoman disajikan untuk mengidentifikasi risiko risiko pelaksanaan pada siklus pendapatan dan pemerolehan , masing masing di butir utama 4.3 dan 4.4 saran saran juga diberikan untuk mengidentifikasikan risiko pencatatan dibutir utama 4.5 dan risiko pembaruan dibutir utama4.6 pedoman ini memiliki fokus yang sama pada elemen elemen dalam suatu proses-kejadian , perilaku, serta barang dan jasa . Fokus tersebut melanjutkan penekanan yang diberikan pada elemen elemen ini di bab 2 dan 3. juga terdapat pembahasan khusus mengenai risiko risiko pencatatan dan pembaruan dalam sistem buku besar.
aktifitas pengendalian di identifikasi dan dikelompokan di butir utama 4.7 yaitu input, arus kerja, pengendalian umum , atau penelahaan kinerja. bab ini menekankan pengendalian input dan pengendalian umum ke bab bab berikutnya . pengendalian arus kerja yang dibahas adalah pemisahaan tugas, urutan kejadian yang diharuskan, pertanggungjawaban agen internal, dansebagainya. penelaahaan kinerja dan implementasikan melalui pemeliharaan file juga dibahas.
kita akan kembali ke topik risiko dan pengendalian di sepanjang buku ini , di bab 7, pengendalian input akan dibahas terperinci pada saat diterapkan pada pengendalian atas entri data. di bab 8 , pengendalian atas pemrosesan batch dan pengendalian atas pembaruan dibahas secara mendalam . bab 9 sampai 11 akan mengulang kembali pengendalian internal yang dibahas dibab ini dan bab 6, dalam konteks pemeriksaan terperinci atas siklus pendapatan dan pemerolehan . pengendalian umum akan dibahas di bab 13 (bab 8 sampai 13 terdapat di buku 2).

percakapan wawancara dengan pemilik usaha rumah makan Nasi Bebek ma'isa

pertama tama saya mendatangkan dan membeli dahulu dan mengamati proses penjualan tersebut sebelum mewawancarai nya lalu setelah makan selesai saya mencoba mendekati pemilik rumah makan ini.

saya :     permisi pak maaf saya mengganggu  saya dari mahasiswa gunadarma mendapatkan tugas dari dosen kami mengenai wawancara kepada UKM  sebelumnya saya ingin bertanya tanya soal                usaha rumah makan bebek ma'isa ini dengan sistem apa bapak pakai dalam usaha rumah makan    ini 

bapak (pemilik) :  oh ya silahkan apa yang bisa saya bantu ?

saya : peran bapak ini sebagai apa ya kalau saya boleh tahu?

bapak(pemilik) : oww saya ini yang punya rumah makan ini mas .

saya : ow kalau begitu sudah berapa lama bapak menjalankan rumah makan ini pak?

bapak(pemilik)  : saya sudah bertahun tahun menjalankan usaha ini kira kira kurang lebih 20tahunan

saya : oww berarti sudah lama sekali berarti ya pak . berapa pegawai yang bapak punya ?

bapak(pemilik) : saya mempunyai 4 pelayan dan 5 orang lainnya di bagian masak dan ini semua keluarga kami semua yang bekerja sama dengan bapak ini ada 4 keluarga dan kadang mereka saling bergilir membantu bapak karena kita berkeluarga sebagian keluarga bapak membuka usaha penjualan kayu masing masing dan ini sebagian ada yang berkerja sama untuk menjalankan usaha rumah makan ini

saya : oh begitu ya pak hmm.. kalau stok makanan bapak habis apakah stok nya langsung habis apa ada stok cadangan pak ?

bapak(pemilik) : ow kalo itu saya sudah ada stok nya dari mulai rempah rempah nya sampai daging bebek nya , biasanya si saya membelanjakan nya apabila stok bapak sudah mulai menipis.

saya :  kalau begitu apakah bapak sendiri yang membeli bahan bakunya?

bapak(pemilik) : biasanya si sodara sodara saya yang membelanjakannya dari rempah rempah lalu dll kecuali daging bebek nya kalau daging saya memesan kepada pemilik usaha ternak bebek apabila habis tinggal saya telfon lalu siap diantar.

saya : bagai mana pak sistem pembelian bahan bakunya ? apa diharuskan memakai kwitansi pembelian?

bapak(pemilik) : ow itu si harus mas bagaimana pun setiap pembelian kan ada kwitansi nya kalau kita membeli dengan sekaligus banyak  untuk stok di dapur saya dan saya juga bisa menghitung pengluaran untuk membeli stok bahan baku

saya : apakah bapak dapat mempercayai kepada karyawan bapak atau saudara saudara bapak ketika proses pembelian stok bahan baku?

bapak(pemilik) : saya si percaya saja karena kita ini 1 keluarga besar juga jadi saya tidak ambil pusing untuk ini dan karna sayapun sudah mengenali si penjual penjual bahan bakunya

saya : kalau apabila ada kecurangan bagaimana pak misalnya melebihkan harga bahan dan dimasukan didalam kwitansinya?

bapak (pemililk)  :   kalau itu si tidak mau ambil pusing  nnti liat bukti pembayarannya soalnya kita ini satu keluarga  lebih kecil kemungkinannya untuk melakukan suatu kecurangan dan itupun saya sudah mengenali si penjual bahan baku nya

saya : ow begitu pak hmm kalau soal pemesanan cara  apa yang bapak pakai? lalu cara pembayaran nya seperti apa?  apakah bapak memakai kasir modern seperti di swalayan atau rumah makan menengah keatas?

bapak(pemilik) : tidak, karna rumah makan ini masih menengah kebawah jadi untuk pembayarannya memakai cara manual saja seperti  rumah makan kecil lainnya dan setiap  pembayarannya biasanya saya catat daftar menu dan harganya karna saya sendiri yang berada di tempat kasirnya

saya:  oke bapak terimakasih atas waktu nya maaf apabila saya mengganggu bapak sekali lagi terima kasih semoga usaha rumah makan ini semakin ramai dan lancar ya pakk

bapak(pemilik) : oh iya sama sama mas terimakasih atas doanya